Lass KI deine Meeting-Protokolle schreiben. Du konzentrierst dich voll auf das Gespräch – unsere KI fasst die wichtigsten Entscheidungen zusammen, hält Aufgaben fest und liefert dir in Sekunden das fertige Protokoll.
Meeting-Zusammenfassungen & Protokolle mit KI schreiben
Meeting-Protokoll mit KI: Welche Arten gibt es?
Nicht jedes Meeting benötigt dieselbe Art von Protokoll. Mit KI kannst du die Ausgabe an den jeweiligen Zweck anpassen.
Kurzprotokoll
Enthält hauptsächlich:
- Entscheidungen
- Aufgaben
- Termine
- wichtige Ergebnisse
Geeignet für kurze Teammeetings oder Daily Standups.
Verlaufsprotokoll
Dokumentiert den Verlauf eines Meetings ausführlicher und kann einzelnen Wortbeiträgen mehr Raum geben.
Geeignet für formelle Meetings und Sitzungen, bei denen der Verlauf nachvollziehbar bleiben soll.
Ergebnisprotokoll
Konzentriert sich auf die Ergebnisse des Meetings:
- Beschlüsse
- Entscheidungen
- Aufgaben
- nächste Schritte
Der genaue Diskussionsverlauf steht weniger im Vordergrund.
Fortschrittsprotokoll
Dokumentiert den aktuellen Stand eines Projekts oder bestimmter Aufgaben.
Besonders geeignet für Projektmeetings und regelmäßige Statusrunden.
Brainstorming-Protokoll
Sammelt Ideen und Vorschläge aus einem Workshop oder Brainstorming, ohne sie zunächst zu bewerten.
Entscheidungsprotokoll
Dokumentiert vor allem wichtige Entscheidungen und die dazugehörigen Begründungen.
Meeting-Protokoll mit KI aus Notizen erstellen
Du brauchst kein perfekt formuliertes Dokument, um ein KI-Meeting-Protokoll zu erstellen.
Stichpunkte reichen häufig aus.
Beispiel:
- Homepage fertig
- Kontaktseite fehlt
- Performance über 5 Sekunden
- Bilder zu groß
- API-Calls optimieren
- Go-Live von 1. auf 15. Juni verschieben
- Clara: Kontaktseite bis 16.05.
- Bernd: Performance bis 20.05.
- Anna informiert Stakeholder
Die KI kann daraus beispielsweise ein strukturiertes Ergebnisprotokoll erstellen.
Beispiel
Projektteam-Meeting „Website Relaunch“
TOP 1: Design
Die Homepage und Produktseiten sind fertig. Die Kontaktseite fehlt noch. Sie soll auf Basis des bestehenden Templates umgesetzt werden.
Entscheidung: Kein neues Design für die Kontaktseite.
Aufgabe: Clara liefert die fertige Kontaktseite bis 16.05.
TOP 2: Performance
Die Ladezeiten der Testumgebung liegen bei mehr als fünf Sekunden. Als Ursachen wurden unoptimierte Bilder und zu viele API-Aufrufe identifiziert.
Entscheidung: Bilder werden automatisch komprimiert und API-Aufrufe gebündelt.
Aufgabe: Bernd setzt die Optimierungen bis 20.05. um.
TOP 3: Go-Live
Der ursprünglich für den 1. Juni geplante Go-Live wird aufgrund der Performance-Probleme verschoben.
Entscheidung: Neuer Go-Live-Termin ist der 15. Juni.
Aufgabe: Anna informiert die Stakeholder bis 16.05.
Meeting-Transkript mit KI zusammenfassen
Noch einfacher wird die Nachbereitung, wenn ein Transkript des Meetings vorliegt.
Du kannst beispielsweise ein automatisch erstelltes Transkript aus einem Videocall als Grundlage verwenden und die KI daraus:
- ein Meeting-Protokoll
- eine Zusammenfassung
- eine Aufgabenliste
- eine Follow-up-E-Mail
erstellen lassen.
Das ist besonders praktisch für Meetings über Tools wie Teams oder Zoom.
Wichtig: Ein Transkript sollte vor der Verwendung auf Fehler bei Namen, Fachbegriffen und Aussagen geprüft werden. Automatische Transkriptionen sind nicht immer vollständig korrekt.
Was sollte die KI beim Meeting-Protokoll beachten?
Je besser deine Ausgangsinformationen strukturiert sind, desto besser kann die KI das Meeting-Protokoll erstellen.
Hilfreich sind insbesondere:
Tagesordnungspunkte
Nummeriere die Themen möglichst klar.
TOP 1: Projektstatus
TOP 2: Budget
TOP 3: Marketing
Entscheidungen kennzeichnen
Schreibe beispielsweise:
Entscheidung: Launch wird auf den 15. Juni verschoben.
Dadurch erkennt die KI leichter, was eine tatsächliche Entscheidung und was nur Teil der Diskussion war.
Aufgaben konkret formulieren
Statt:
Anna kümmert sich darum.
Besser:
Anna informiert die Stakeholder bis zum 16.05.
So lassen sich Verantwortliche und Fristen leichter aus dem Text extrahieren.
Personen eindeutig benennen
Verwende möglichst konkrete Namen statt Formulierungen wie „der Chef“, „jemand aus dem Marketing“ oder „die Kollegin“.
Meeting-Protokoll mit KI: Tipps für bessere Ergebnisse
Klare Struktur verwenden
Ordne deine Notizen möglichst nach Tagesordnungspunkten.
Entscheidungen kennzeichnen
Nutze Begriffe wie „Entscheidung“, „Beschluss“ oder „vereinbart“.
Verantwortlichkeiten nennen
Gib bei Aufgaben immer die zuständige Person an.
Fristen ergänzen
Wenn es eine Deadline gibt, sollte sie ausdrücklich genannt werden.
Keine Informationen erfinden lassen
Eine wichtige Prompt-Anweisung lautet:
Verwende ausschließlich die Informationen aus meinen Notizen. Erfinde keine Namen, Termine, Entscheidungen oder Aufgaben. Wenn Informationen fehlen, kennzeichne sie als offen.
Das ist besonders wichtig, weil eine KI aus unklaren Meeting-Notizen sonst möglicherweise Inhalte ableiten könnte, die tatsächlich nicht beschlossen wurden.
Meeting-Protokoll mit KI nachbearbeiten
Auch nach der ersten Generierung kann KI bei der Nachbereitung helfen.
Protokoll kürzen
Kürze dieses Meeting-Protokoll auf die wichtigsten Entscheidungen und nächsten Schritte. Entferne Wiederholungen.
Aufgaben extrahieren
Extrahiere alle Aufgaben aus diesem Protokoll und stelle sie als Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlichem und Deadline dar.
Protokoll strukturieren
Strukturiere dieses Protokoll nach TOPs. Trenne Diskussion, Entscheidungen, offene Punkte und Aufgaben.
Follow-up-E-Mail erstellen
Erstelle aus diesem Meeting-Protokoll eine kurze Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer. Fasse die wichtigsten Entscheidungen und Aufgaben zusammen und nenne die jeweiligen Verantwortlichen und Deadlines.
Protokoll übersetzen
Übersetze dieses Meeting-Protokoll ins Englische. Behalte Namen, Zahlen, Termine und Aufgaben unverändert bei.
Meeting-Protokoll aus verschiedenen Meeting-Typen erstellen
Ein KI-Meeting-Protokoll kann an unterschiedliche Meetings angepasst werden.
| Meeting-Typ | Typische Inhalte |
| Daily Standup | Gestern, heute, Blockaden |
| Weekly Team Meeting | Status, Themen, Entscheidungen, Aufgaben |
| Projektmeeting | Fortschritt, Risiken, nächste Schritte |
| Retrospektive | Was lief gut? Was nicht? Was soll sich ändern? |
| 1:1-Gespräch | Themen, Feedback, Ziele, nächste Schritte |
| Kundenmeeting | Anforderungen, offene Punkte, Vereinbarungen |
| Bewerbungsgespräch | Fragen, Antworten, Eindrücke, nächste Schritte |
| Brainstorming | Ideen, Bewertung, Auswahl |
| Incident Review | Ereignis, Ursache, Maßnahmen |
Beispiel: Meeting-Zusammenfassung mit KI
Nicht jedes Team benötigt ein ausführliches Protokoll. Manchmal reicht eine kurze Zusammenfassung.
Beispiel:
Meeting-Zusammenfassung – Website Relaunch
Das Team hat den aktuellen Projektstand, die Performance-Probleme und den Go-Live-Termin besprochen.
Die Kontaktseite wird auf Basis des bestehenden Templates umgesetzt. Zusätzlich werden Bilder komprimiert und API-Aufrufe optimiert.
Aufgrund der Performance-Probleme wird der Go-Live vom 1. auf den 15. Juni verschoben.
Nächste Schritte: Clara erstellt die Kontaktseite bis 16.05., Bernd optimiert die Performance bis 20.05. und Anna informiert die Stakeholder.
So erhalten auch Personen, die nicht am Meeting teilgenommen haben, schnell die wichtigsten Informationen.
Zeit sparen mit einem KI-Meeting-Protokoll
Die größte Stärke eines KI-Meeting-Protokolls liegt in der Nachbereitung.
Statt nach einem Meeting alle Notizen manuell zu sortieren, kannst du die Informationen direkt an die KI übergeben und daraus automatisch die gewünschte Ausgabe erstellen lassen.
Besonders bei Teams mit mehreren Meetings pro Woche kann sich das deutlich bemerkbar machen.
Entscheidend ist dabei nicht nur die reine Zeitersparnis, sondern auch eine einheitliche Dokumentation von Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Meeting-Protokoll mit KI: Checkliste
Bevor du ein KI-generiertes Protokoll weitergibst, solltest du es kurz prüfen:
- Sind Datum und Uhrzeit korrekt?
- Sind alle Teilnehmer richtig genannt?
- Stimmen Namen und Fachbegriffe?
- Wurden die Entscheidungen korrekt wiedergegeben?
- Wurden keine Entscheidungen erfunden?
- Sind alle Aufgaben enthalten?
- Sind Verantwortliche eindeutig zugeordnet?
- Stimmen die Deadlines?
- Sind offene Punkte gekennzeichnet?
- Ist das Protokoll neutral formuliert?
- Enthält es nur Informationen, die tatsächlich besprochen wurden?
Gerade bei wichtigen Geschäftsentscheidungen solltest du das Ergebnis immer von einer verantwortlichen Person prüfen lassen.
Fertige Prompts für Meeting-Protokolle mit KI
Ergebnisprotokoll
Erstelle aus meinen Meeting-Notizen ein strukturiertes Ergebnisprotokoll. Gliedere den Text nach TOPs und trenne jeweils Diskussion, Entscheidungen, offene Punkte und nächste Schritte. Extrahiere alle Aufgaben mit Verantwortlichem und Deadline. Verwende ausschließlich die bereitgestellten Informationen und erfinde nichts.
Kurzfassung
Fasse dieses Meeting in maximal 10 Punkten zusammen. Nenne nur die wichtigsten Entscheidungen, Ergebnisse und nächsten Schritte. Keine Details, die für das weitere Vorgehen nicht relevant sind.
Aufgabenliste
Extrahiere aus diesem Meeting alle konkreten Aufgaben. Erstelle eine Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlichem und Deadline. Wenn eine Information fehlt, schreibe „nicht angegeben“ und erfinde keinen Wert.
Follow-up-E-Mail
Erstelle aus diesem Meeting-Protokoll eine professionelle Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer. Fasse die wichtigsten Entscheidungen zusammen und liste die nächsten Schritte mit Verantwortlichen und Deadlines auf. Die E-Mail soll kurz und klar formuliert sein.