KI E-Mail schreiben

Professionelle E-Mails mit KI schreiben – schnell, passend und ohne lange Formulierungen

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E-Mail mit KI schreiben

KI Email schreiben: So funktioniert es

Empfänger wählen – Kunde, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Bewerber oder Newsletter-Abonnent
Stichpunkte / Hauptinhalt eingeben – Was soll in der E-Mail stehen?
Intent wählen – Neues Thema, Antwort, Follow-up, Absage, Terminvereinbarung
Tonalität wählen – Professionell (Sie), locker (Du), direkt & kurz, empathisch/freundlich
Kontext / Erhaltene Mail (optional) – Falls du auf eine bestehende E-Mail antwortest

Die KI erstellt daraus einen ersten Entwurf, den du sofort prüfen, anpassen und versenden kannst.

Beispiel: E-Mail mit KI überarbeiten

Erhaltene Mail:

Betreff: Entschuldigung für die Verzögerung Ihres Angebots

Sehr geehrte Frau Müller,

wir möchten uns herzlich dafür entschuldigen, dass sich die Erstellung Ihres Angebots verzögert hat. Aufgrund einer erhöhten Anfrage konnten wir Ihre Unterlagen nicht wie geplant bearbeiten.

Wir haben Ihr Anliegen priorisiert und werden Ihnen das vollständige Angebot schnellstmöglich zukommen lassen. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
[Name / Unternehmen]

Mögliche KI-Optimierung (kürzer, direkter, handlungsorientierter):

Betreff: Ihr Angebot kommt – wir bitten um etwas Geduld

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für Ihre Geduld. Aufgrund einer erhöhten Nachfrage hat sich die Erstellung Ihres Angebots leider verzögert.

Wir bearbeiten Ihr Anliegen jetzt priorisiert und senden Ihnen das vollständige Angebot schnellstmöglich zu.

Bei Rückfragen melden Sie sich gerne direkt bei uns.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Unternehmen]

E-Mail mit KI schreiben: So funktioniert es im Detail

Eine KI kann aus wenigen Angaben eine vollständige E-Mail erstellen. Je genauer du Anlass, Zielgruppe und gewünschtes Ergebnis beschreibst, desto besser wird das Ergebnis.

Für Unternehmen und Teams ist das besonders praktisch: Wiederkehrende E-Mails lassen sich schneller erstellen und an unterschiedliche Empfänger anpassen.

1. Betreff formulieren

Der Betreff entscheidet mit darüber, ob eine E-Mail geöffnet und gelesen wird. Er sollte kurz, verständlich und passend zum Inhalt sein.

Bei Marketing-E-Mails darf der Betreff zusätzlich neugierig machen, ohne irreführend zu sein.

Beispiele:

Neue Funktionen für dein Team
Terminverschiebung am 5. August
Ihre Anfrage zu unserem Angebot
20% auf ausgewählte Produkte
Einladung zum kostenlosen Webinar
Danke für das Gespräch

Mit KI kannst du dir mehrere Betreffzeilen erstellen lassen und anschließend die passendste auswählen.

2. Die richtige Anrede wählen

Die Anrede sollte zum Verhältnis zwischen Absender und Empfänger passen.

Beispiele:

Sehr geehrte Frau Müller,
Guten Tag Frau Müller,
Hallo Frau Müller,
Hallo Anna,
Hi Thomas

Bei Marketing-E-Mails hängt die Anrede außerdem von deiner Zielgruppe und der bisherigen Kommunikation deines Unternehmens ab.

3. Einleitung schreiben

Die Einleitung sollte schnell deutlich machen, warum du die E-Mail schreibst.

Statt langer Standardfloskeln kann die KI einen direkten Einstieg formulieren.

Beispiele:

„Vielen Dank für Ihre Anfrage.“
„Wie gestern besprochen, möchten wir Ihnen …“
„Sie haben sich für unser Webinar angemeldet – hier sind die wichtigsten Informationen.“
„Wir haben Neuigkeiten für Sie.“
„Ab sofort steht Ihnen eine neue Funktion zur Verfügung.“

4. Hauptteil formulieren

Im Hauptteil stehen die wichtigsten Informationen und die gewünschte Handlung.

Bei einer geschäftlichen E-Mail sollte der Text übersichtlich bleiben. Bei längeren Informationen können Absätze, Zwischenüberschriften oder Aufzählungen helfen.

Bei Marketing-E-Mails kommt es zusätzlich darauf an, den Nutzen für den Empfänger klar herauszustellen.

Statt nur ein Produkt oder eine Dienstleistung zu beschreiben, sollte die E-Mail beantworten:

Welches Problem wird gelöst?
Welchen Vorteil hat der Empfänger?
Warum ist das Angebot jetzt relevant?
Was soll der Empfänger als Nächstes tun?

5. Klare Handlungsaufforderung (CTA)

Eine gute E-Mail endet nicht einfach mit einer Grußformel. Der Empfänger sollte wissen, was er als Nächstes tun soll.

Eine KI kann passende Calls-to-Action formulieren, zum Beispiel:

„Jetzt kostenlos testen“
„Mehr über das Angebot erfahren“
„Vereinbare hier einen Termin“
„Antworte einfach auf diese E-Mail.“
„Jetzt Webinar-Platz sichern“

Ein klarer, aktiver CTA erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger handelt.

6. Grußformel und Signatur

Auch die Grußformel sollte zur Zielgruppe und zur bisherigen Kommunikation passen.

Beispiele:

Mit freundlichen Grüßen
Freundliche Grüße
Viele Grüße
Beste Grüße
Liebe Grüße

Anschließend folgen Name, Unternehmen und gegebenenfalls weitere Kontaktdaten.

Marketing-E-Mails mit KI schreiben

Besonders interessant ist KI für Unternehmen, die regelmäßig Marketing-E-Mails erstellen.

Dazu gehören beispielsweise:

Newsletter
Produktankündigungen
Rabattaktionen
Angebote
Follow-up-E-Mails
Einladungen zu Veranstaltungen
Webinar-E-Mails
Kundeninformationen
Reaktivierung ehemaliger Kunden

Du kannst der KI mitteilen, welches Produkt beworben wird, wer die Zielgruppe ist und welche Handlung du dir wünschst. Daraus erstellt sie einen ersten Entwurf.

Beispiel für einen Marketing-Prompt

Schreibe eine Marketing-E-Mail für unser neues Software-Update. Zielgruppe sind kleine und mittlere Unternehmen. Hebe drei Vorteile der neuen Funktionen hervor. Die E-Mail soll professionell, aber nicht förmlich klingen. Der Empfänger soll am Ende auf unsere Produktseite klicken. Maximal 180 Wörter. Schlage zusätzlich fünf Betreffzeilen vor.

So erhältst du nicht nur einen fertigen Text, sondern kannst verschiedene Varianten miteinander vergleichen.

Warum E-Mails mit KI schreiben?

KI kann Unternehmen und Teams bei vielen Aufgaben rund um die E-Mail-Kommunikation unterstützen.

Das kann die KI übernehmen:

E-Mails aus Stichpunkten formulieren
Texte professioneller schreiben
Lange E-Mails kürzen
Antworten auf erhaltene Nachrichten erstellen
Tonalität anpassen
Betreffzeilen vorschlagen
Marketing-E-Mails formulieren
Rechtschreibung und Grammatik korrigieren
E-Mails in andere Sprachen übersetzen
Verschiedene Varianten einer E-Mail erstellen

Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben kann das Zeit sparen. Statt jedes Mal bei null anzufangen, liefert die KI einen ersten Entwurf, den du anschließend prüfen und anpassen kannst.

Was die KI nicht für dich entscheiden sollte

Die KI kennt nicht automatisch alle internen Informationen deines Unternehmens. Namen, Preise, Termine, Kundendaten und andere wichtige Fakten solltest du deshalb immer überprüfen.

Auch bei sensiblen Kunden- oder Geschäftsthemen sollte ein Mitarbeiter die fertige E-Mail vor dem Versand kontrollieren.

Die beste Vorgehensweise:
Die KI erstellt den Entwurf – du prüfst die Fakten und gibst der E-Mail den letzten persönlichen Feinschliff.

Was du der KI vor dem Schreiben sagen solltest

Je mehr relevante Informationen du bereitstellst, desto besser kann die KI die E-Mail formulieren.

Beantworte vor dem Erstellen möglichst diese Fragen:

Wer erhält die E-Mail?
Kunde, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Bewerber oder Newsletter-Abonnent?
Was möchtest du erreichen?
Informieren, verkaufen, eine Antwort erhalten, einen Termin vereinbaren oder etwas erklären?
Was ist der konkrete Anlass?
Beschreibe kurz, warum du die E-Mail verschickst.
Welche Informationen müssen enthalten sein?
Zum Beispiel Termine, Preise, Produktinformationen, Links oder Fristen.
Wie soll die E-Mail klingen?
Professionell, locker, direkt, freundlich oder verkaufsorientiert?
Wie lang soll die E-Mail sein?
Zum Beispiel maximal 100, 200 oder 300 Wörter.

Diese Angaben bilden das Rohmaterial für deinen Prompt.

E-Mail mit KI schreiben: Der richtige Prompt

Ein guter Prompt enthält möglichst konkrete Angaben. Eine einfache Aufforderung wie „Schreib mir eine E-Mail“ funktioniert zwar, führt aber häufig zu einem sehr allgemeinen Ergebnis.

Besser ist eine genaue Arbeitsanweisung.

Beispiel:

Schreibe eine Marketing-E-Mail für unsere neue Software-Funktion. Zielgruppe sind bestehende Kunden aus kleinen Unternehmen. Erkläre kurz, welches Problem die neue Funktion löst und welchen konkreten Vorteil sie bietet. Die E-Mail soll professionell und freundlich klingen, aber keine typischen Werbefloskeln enthalten. Am Ende soll der Leser auf unsere Produktseite klicken. Maximal 150 Wörter. Erstelle außerdem drei kurze Betreffzeilen.

Je konkreter dein Prompt, desto besser kannst du die Ausgabe der KI steuern.

Prompt-Baukasten für E-Mails

Du kannst deinen Prompt nach diesem Schema aufbauen:

Baustein	Beispiel
Empfänger	„bestehende Kunden unseres Unternehmens“
Anlass	„neue Funktion unserer Software“
Ziel	„Kunden sollen die Funktion testen“
Tonfall	„professionell, freundlich und direkt“
Länge	„maximal 150 Wörter“
Inhalt	„drei konkrete Vorteile nennen“
Call-to-Action	„Jetzt kostenlos testen“
Vermeiden	„keine übertriebenen Werbefloskeln“

Je genauer diese Angaben sind, desto weniger musst du den fertigen Text anschließend überarbeiten.

Aus Stichpunkten eine fertige E-Mail schreiben

Du musst der KI nicht immer einen vollständigen Text geben. Oft reichen Stichpunkte.

Beispiel:

Neue Software-Funktion
ab Montag verfügbar
spart Zeit bei der Rechnungserstellung
für bestehende Kunden kostenlos
Ziel: Kunden sollen Funktion ausprobieren
professioneller, freundlicher Ton
maximal 150 Wörter

Daraus kann die KI eine vollständige Marketing-E-Mail erstellen.

Das ist besonders praktisch für Teams, die regelmäßig Newsletter, Produktinformationen oder Kundenanschreiben erstellen.

Beispiel: Marketing-E-Mail mit KI erstellen

Stell dir vor, dein Unternehmen bringt eine neue Software-Funktion auf den Markt.

Deine Vorgaben:

Zielgruppe: bestehende Kunden
Anlass: neue Funktion
Vorteil: weniger manueller Aufwand
Angebot: kostenlos für Bestandskunden
Ziel: Funktion testen
Ton: professionell und freundlich
Länge: ca. 150 Wörter

Möglicher KI-Entwurf:

Betreff: Neue Funktion: Rechnungen jetzt noch schneller erstellen

Hallo Frau Müller,

ab sofort steht Ihnen eine neue Funktion in unserer Software zur Verfügung: Rechnungen lassen sich jetzt noch schneller und mit weniger manuellen Eingaben erstellen.

Das spart Zeit und erleichtert die tägliche Arbeit – insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen.

Die neue Funktion ist für unsere Bestandskunden kostenlos verfügbar und kann ab sofort genutzt werden.

Probieren Sie sie direkt aus und überzeugen Sie sich selbst:
[Jetzt neue Funktion testen]

Bei Fragen hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter.

Viele Grüße
[Name]
[Unternehmen]

Der Entwurf ist anschließend nur ein Ausgangspunkt. Prüfe vor dem Versand insbesondere Namen, Produktinformationen, Preise, Links und andere konkrete Angaben.

Drei weitere Beispiele für E-Mails mit KI

Beispiel 1: Follow-up an einen Kunden

Prompt:

Schreibe eine kurze Follow-up-E-Mail an einen Kunden, dem wir vor einer Woche ein Angebot geschickt haben. Frage freundlich nach, ob noch Fragen offen sind. Kein Verkaufsdruck. Professioneller Ton, maximal 100 Wörter.

Die KI kann daraus beispielsweise eine kurze und höfliche Nachfrage erstellen.

Beispiel 2: Produktankündigung

Prompt:

Schreibe eine Marketing-E-Mail zur Einführung unseres neuen Produkts. Zielgruppe sind bestehende Kunden. Stelle die drei wichtigsten Vorteile heraus und beende die E-Mail mit einer klaren Aufforderung, das Produkt auf unserer Website anzusehen. Professionell, modern und nicht übertrieben werblich. Maximal 180 Wörter.

Beispiel 3: Einladung zu einem Webinar

Prompt:

Schreibe eine E-Mail, mit der wir Kunden zu einem kostenlosen Webinar einladen. Thema: effizientere Arbeitsabläufe im Unternehmen. Datum: 15. November, 10 Uhr. Zielgruppe: kleine Unternehmen. Hebe den praktischen Nutzen hervor und füge am Ende eine klare Anmeldung hinzu. Freundlicher und professioneller Ton.

Checkliste vor dem Versand

Auch wenn die KI die E-Mail erstellt hat, solltest du den Text vor dem Versand kurz überprüfen:

Name und Anrede korrekt?
Alle Fakten richtig?
Termine und Zahlen korrekt?
Links funktionieren?
Betreff passt zum Inhalt?
Call-to-Action eindeutig?
Tonalität passend zur Zielgruppe?
Keine unnötigen Floskeln?
Rechtschreibung und Grammatik korrekt?
Anhänge vorhanden?
Persönliche Daten korrekt behandelt?

Pro-Tipp: Lies die E-Mail einmal laut durch. Klingt sie wie eine Nachricht deines Unternehmens – oder wie ein automatisch erzeugter Text?

Fortgeschrittene Möglichkeiten mit KI

Wenn du regelmäßig E-Mails mit KI erstellst, kannst du noch gezielter arbeiten.

Mehrere Varianten erstellen

Lass dir beispielsweise drei unterschiedliche Versionen erstellen:

Schreibe drei Varianten dieser Marketing-E-Mail: eine sehr kurze Version, eine informative Version und eine emotionalere Version. Die Kernaussage muss bei allen Varianten gleich bleiben.

So kannst du schnell verschiedene Ansätze vergleichen.

E-Mail verbessern

Du kannst auch eine bereits bestehende E-Mail überarbeiten lassen:

Überarbeite diese Marketing-E-Mail. Kürze unnötige Passagen, entferne Floskeln und mache den Nutzen für den Empfänger deutlicher. Verändere die Fakten nicht.

Tonalität ändern

Auch die Tonalität lässt sich nachträglich anpassen:

Formuliere diese E-Mail professioneller und direkter. Sie soll freundlich bleiben, aber weniger werblich klingen.

Übersetzen und anpassen

Eine E-Mail kann außerdem übersetzt und gleichzeitig an eine andere Zielgruppe angepasst werden:

Übersetze diese Marketing-E-Mail ins Englische. Passe Formulierungen an eine internationale Geschäftskommunikation an und behalte die ursprüngliche Aussage bei.

Häufige Fehler beim E-Mail-Schreiben mit KI

Problem	Besserer Prompt
Die KI erfindet Informationen	„Verwende ausschließlich die genannten Fakten.“
Die E-Mail ist zu lang	„Maximal 150 Wörter.“
Zu viele Floskeln	„Keine Standardfloskeln und keine unnötigen Höflichkeitsformulierungen.“
Die E-Mail klingt zu werblich	„Professionell und überzeugend, aber nicht übertrieben werblich.“
Der Call-to-Action fehlt	„Beende die E-Mail mit einer konkreten Handlungsaufforderung.“
Der Betreff fehlt	„Schlage fünf passende Betreffzeilen vor.“

Dein Workflow: E-Mail mit KI in wenigen Schritten schreiben

Ein einfacher Workflow für Unternehmen und Teams:

Ziel festlegen: Was soll die E-Mail erreichen?
Informationen sammeln: Namen, Termine, Zahlen und wichtige Fakten.
Prompt erstellen: Empfänger, Anlass, Ziel, Ton und Länge angeben.
E-Mail mit KI schreiben lassen: Die KI erstellt den ersten Entwurf.
Inhalt prüfen: Fakten, Links und Aussagen kontrollieren.
E-Mail optimieren: Bei Bedarf kürzen, persönlicher oder überzeugender formulieren.
Persönliche Note ergänzen: Der finale Text sollte zum Unternehmen passen.
Betreff und Call-to-Action prüfen.
Versenden.

So wird aus wenigen Stichpunkten innerhalb kurzer Zeit eine professionelle E-Mail.

Fertige Prompts zum E-Mail-Schreiben mit KI

Terminbestätigung

Schreibe eine kurze, professionelle E-Mail an Herrn Meier zur Bestätigung unseres Termins am 10. Dezember um 14 Uhr. Bitte um eine kurze Rückbestätigung. Freundlicher, professioneller Ton. Maximal 80 Wörter. Schlage zusätzlich eine passende Betreffzeile vor.

Marketing-E-Mail

Schreibe eine Marketing-E-Mail für unser neues Produkt. Zielgruppe sind bestehende Kunden. Stelle die drei wichtigsten Vorteile heraus und erkläre kurz, welches Problem das Produkt löst. Professioneller und überzeugender Ton, aber keine übertriebenen Werbefloskeln. Maximal 180 Wörter. Beende die E-Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung und schlage fünf Betreffzeilen vor.

Kunden-Follow-up

Schreibe eine kurze Follow-up-E-Mail an einen Kunden, dem wir vor sieben Tagen ein Angebot geschickt haben. Frage freundlich nach, ob noch Fragen offen sind. Kein Verkaufsdruck. Professionell und persönlich. Maximal 100 Wörter.

Absage an einen Bewerber

Schreibe eine wertschätzende Absage an Frau Schulz. Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden, dessen Qualifikation besser zur ausgeschriebenen Stelle passt. Die E-Mail soll freundlich und respektvoll sein, ohne Standardfloskeln. Maximal 120 Wörter.