E-Mail mit KI schreiben

Warum du mich für E-Mails nutzen solltest (und wo du aufpassen musst)

Was ich wirklich gut kann:

Ich helfe dir, wenn dir nichts einfällt (Schreibblockade ade)
Ich passe Ton und Stil an – ob formell, locker, dringend oder einfühlsam
Ich strukturiere selbst komplizierte Anliegen logisch
Ich korrigiere Rechtschreibung, Kommas und Satzbau
Ich übersetze dir E-Mails in andere Sprachen

Wo ich deine Hilfe brauche:

Ich kenne keine internen Details aus eurer Firma (Projektstände, Gehälter, persönliche Beziehungen)
Ich habe keine echten Gefühle – bei sehr heiklen Themen musst du selbst entscheiden, ob der Ton wirklich passt
Fakten wie Namen, Daten, Beträge prüfst du bitte immer kurz

Meine goldene Regel:
Ich liefere dir 80 % der Arbeit – die wichtigen 20 % (persönliche Note, letzter Check, kleine individuelle Anpassungen) machst du selbst. Dann wird’s richtig gut.

Bevor du mich fragst: Beantworte diese 6 Fragen für dich

Je mehr du mir sagst, desto besser wird die E-Mail. Nimm dir eine Minute und notiere dir stichpunktartig:

Wer kriegt die Mail? (Chef, Kollegin, Kunde, Behörde, Bewerberin)
Was willst du erreichen? (Info geben, Entscheidung, Termin, Beschwerde, Entschuldigung, Verkauf)
Welcher Ton ist richtig? (sehr formell, locker, dringend, versöhnlich, motivierend)
Was muss unbedingt rein? (Betreff, Anrede, Absender, Anhänge, Fristen)
Wie lang soll sie sein? (kurze Nachricht, eine Bildschirmseite, ausführliche Erklärung)
Welche konkreten Fakten sind wichtig? (Termine, Beträge, Projektnamen, Telefonnummern)

Das ist dein „Prompt-Rohmaterial“ – damit kann ich richtig gut arbeiten.

Die Kunst, mich richtig zu fragen – so bekommst du perfekte Ergebnisse

Ein guter Prompt ist wie eine genaue Arbeitsanweisung. Schlecht: „Schreib mir eine E-Mail.“ Gut:

„Schreib eine E-Mail an meinen Teamleiter Dr. Schmidt. Thema: Verzögerung bei der Lieferung von Grafikmodul X. Grund: Zulieferer hat defekte Bauteile geliefert. Neue Prognose: 10 Werktage später. Ton: sachlich, lösungsorientiert, nicht beschönigend, aber auch nicht alarmierend. Am Ende ein Vorschlag für ein kurzes Team-Meeting (15 Minuten). Bitte förmliche Anrede, aber nicht steif. Keine Floskeln wie ‚hiermit teilen wir mit‘. Maximal 200 Wörter.“

Baukasten für perfekte Prompts (einfach kopieren und ausfüllen):

Baustein	Dein Beispiel
Empfänger & Beziehung	„an meine Chefin, mit der ich gut auskomme“
Anlass / Problem	„Kunde hat falsche Rechnung erhalten“
Gewünschte Aktion	„Empfänger soll mir bis Freitag einen Alternativtermin nennen“
Tonfall	„freundlich, aber bestimmt – kein ‚Sorry‘“
Format	„max. 5 Sätze, Betreffzeile vorschlagen“
Verbotene Formulierungen	„vermeide ‚in der Anlage finden Sie‘ und ‚wir möchten darauf hinweisen‘“
Zusätzlicher Hinweis	„erwähne, dass ich nächste Woche auf Dienstreise bin“

Je mehr Kontext, desto besser – wirklich.

Ausführliches Beispiel: Vom Gedankenblitz zur fertigen Mail

Stell dir vor: Du bist Projektleiterin in einer IT-Firma. Eine wichtige Kundin (Dr. Weber, Geschäftsführerin) hat vor zwei Wochen einen Termin für eine Systemvorführung nicht wahrgenommen. Sie reagiert nicht auf zwei freundliche Erinnerungen. Du brauchst Klarheit, willst aber keinen Streit.

Dein Notizzettel (was du mir sagst):

Empfängerin: Dr. Weber, Geschäftsführerin
Anlass: Verpasster Vorführungstermin am 25. Oktober, zwei ignorierte Erinnerungen
Ziel: Verbindliche Rückmeldung bis nächsten Mittwoch, sonst ziehst du Konsequenzen (Auftrag zurückstellen)
Ton: Höflich, aber klar – nicht vorwurfsvoll, aber ernst
Besonderheit: Du bietest einen letzten Alternativtermin an
Länge: ca. 200–250 Wörter, strukturiert

So fragst du mich (kopieren & einfügen):

Schreib eine E-Mail an Dr. Weber, Geschäftsführerin der Weber GmbH. Hintergrund: Sie hat am 25. Oktober einen vereinbarten Termin zur Live-Vorführung unseres neuen Softwaresystems nicht wahrgenommen. Zwei freundliche Erinnerungen (28. Oktober und 4. November) blieben unbeantwortet.

Ziel der E-Mail: Ihr Interesse am Projekt klären. Biete ihr einen letzten Termin in der nächsten Woche (11.–15. November, flexibel) an. Schreibe deutlich: Wenn wir bis zum 13. November keine Rückmeldung erhalten, setzen wir das Projekt auf „ruhend“ und priorisieren andere Kunden – ohne zusätzliche Benachrichtigung.

Ton: professionell, nicht belehrend, aber mit klarer Kante. Keine leeren Floskeln wie „wir hoffen, es geht Ihnen gut“. Keine Vorwürfe. Kurze einleitende Sachverhaltsdarstellung. Betreffzeile, die den Ernst zeigt, aber nicht reißerisch ist. Anrede „Sehr geehrte Frau Dr. Weber“. Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ + mein Name als Projektleiterin.

Was ich daraus mache (Beispiel-Antwort von mir):

Betreff: Letzter Terminvorschlag – Systemvorführung vom 25. Oktober

Sehr geehrte Frau Dr. Weber,

am 25. Oktober hatten wir einen Termin für die Live-Vorführung unseres neuen Softwaresystems mit Ihnen vereinbart. Da Sie diesen Termin nicht wahrgenommen haben, habe ich Ihnen am 28. Oktober und am 4. November jeweils eine freundliche Erinnerung gesendet – bis heute liegt keine Rückmeldung vor.

Um Ihr weiteres Interesse an dem Projekt zu klären, mache ich Ihnen einen letzten Vorschlag: Gerne zeige ich Ihnen das System in der Woche vom 11. bis 15. November an einem für Sie passenden Tag. Bitte lassen Sie mich bis zum 13. November wissen, ob dieses Angebot für Sie in Frage kommt.

Sollten wir bis dahin nichts von Ihnen hören, werden wir das Projekt bei uns auf „ruhend“ setzen und die Kapazitäten anderweitig vergeben. Eine gesonderte Benachrichtigung erfolgt dann nicht mehr.

Ich hoffe auf Ihr Verständnis für diese klare Vorgehensweise und freue mich über eine kurze Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]
Projektleitung

Deine Nacharbeit (wichtig!):

Prüfst du Namen und Daten? ✓
Fügst du deine Kontaktdaten ein? ✓
Entscheidest du, ob du die „Drohung“ mit „keine weitere Benachrichtigung“ wirklich so stehen lassen willst? ✓
Fügst du vielleicht einen Satz ein wie: „Bei kurzfristigen Verhinderungen genügt eine kurze Nachricht“? ✓

Siehst du? Ich liefere, du entscheidest.

Drei weitere konkrete Beispiele für den Alltag

Beispiel 1: Freundliche Erinnerung ans Team (mit einem Augenzwinkern)

Deine Frage an mich:

Schreib eine lockere E-Mail an mein Team (ca. 8 Leute). Jeder soll bis Freitag seine Zeiten für die nächste Woche im Kalender buchen. Ton: leicht scherzhaft, aber nicht albern. Erwähne, dass heute Kuchen im Pausenraum steht – aber nur für die, die es schon erledigt haben. Betreff: kurz und motivierend.

Meine Antwort:

Betreff: Kalender, Kuchen und kurze Beine

Liebes Team,

zwei schnelle Dinge:

Tragt bitte bis Freitag, 12.00 Uhr, eure geplanten Arbeitszeiten für nächste Woche in den gemeinsamen Kalender ein. Dauert zwei Minuten.
Wer es schon erledigt hat, findet im Pausenraum selbst gebackenen Schokoladenkuchen – ein Dankeschön von mir.

Also: Erst klicken, dann genießen.
Danke und guten Appetit

Dein [Dein Name]

Beispiel 2: Sachliche Beschwerde beim Lieferanten

Deine Frage an mich:

Formelle Beschwerde an Firma Logistikpartner Müller. Drei Pakete kamen in den letzten zwei Wochen jeweils einen Tag zu spät, eines war beschädigt (Inhalt: Elektronikbauteile). Wir fordern: schriftliche Stellungnahme, Gutschrift für das beschädigte Paket (Rechnung 7889). Ton: sachlich, kein Rumgeschreie, aber klare Erwartung. Bitte um Antwort bis 20. November. Füge einen Hinweis ein: Bei Wiederholung prüfen wir den Wechsel des Dienstleisters.

Meine Antwort (Auszug):

„Die wiederholten Verspätungen sowie der Schaden am letzten Paket sind aus unserer Sicht nicht akzeptabel. Wir erwarten daher bis zum 20. November eine schriftliche Stellungnahme sowie eine Gutschrift über die beschädigte Lieferung (Rechnung Nr. 7889). Sollte sich das Problem wiederholen, sehen wir uns gezwungen, alternative Logistikpartner zu prüfen.“

Beispiel 3: Einfühlsame Mail an einen kranken Kollegen

Deine Frage an mich:

E-Mail an meinen langjährigen Kollegen Thomas, der seit drei Wochen wegen Burnout krankgeschrieben ist. Ton: wertschätzend, einfühlsam, kein Druck. Sag, dass das Team seine Arbeit übernimmt und er sich alle Zeit nehmen soll. Biete an, ihm ab und zu eine ganz private Nachricht zu schicken, wenn er das möchte. Keine Erwartung auf Antwort. Kurz, ehrlich, menschlich.

Meine Antwort:

Betreff: Gute Besserung – ohne Wenn und Aber

Lieber Thomas,

wir denken alle an dich. Das Team hat deine Aufgaben problemlos verteilt – du musst dir wirklich keinen Kopf machen.

Nimm dir alle Zeit, die du brauchst. Falls du magst, schreibe ich dir einfach ab und zu eine private Nachricht, nur so zum Hörenlassen – aber du musst nie antworten.

Gute Besserung und pass gut auf dich auf.

Dein [Dein Name]

Deine Checkliste nach meiner Antwort (nicht vergessen!)

Bevor du auf „Senden“ klickst, gehst du kurz durch:

[ ] Anrede und Namen richtig geschrieben?
[ ] Alle Fakten korrekt? (Daten, Beträge, Nummern)
[ ] Ton wirklich passend? (Zu formell? Zu locker? Zu hart?)
[ ] Betreff aussagekräftig?
[ ] Anhänge erwähnt und auch wirklich dran?
[ ] Deine Kontaktdaten vollständig?
[ ] Rechtschreibung okay? (Besonders Fachbegriffe)
[ ] Bitte um Antwort klar? (z. B. „Bis Mittwoch zurückmelden“)

Pro-Tipp: Lies die Mail laut vor. Klingt sie natürlich? Würdest du so mit der Person sprechen?

Fortgeschrittene Tricks mit mir (DeepSeek)

Du kannst mich noch viel gezielter nutzen:

A) Mehrere Versionen vergleichen

Frag mich: „Schreibe drei Versionen dieser E-Mail: Version 1 sehr kurz und direkt, Version 2 freundlich-ausführlich, Version 3 mit etwas Humor.“

B) Antwort auf eine schwierige E-Mail

Frag mich: „Hier ist die E-Mail eines unzufriedenen Kunden [E-Mail einfügen]. Entwirf eine Antwort, die sich entschuldigt, eine Lösung anbietet (10 % Rabatt auf nächste Bestellung) und nachfragt, ob das für ihn okay ist. Ton: demütig, aber nicht kriechend.“

C) Übersetzung + Tonanpassung in einem Schritt

Frag mich: „Übersetze meine folgende E-Mail ins Englische, aber passe den Ton an die amerikanische Geschäftskultur an: direkter, enthusiastischer, weniger ‚Bescheidenheitsfloskeln‘.“

D) Mich als Redakteur nutzen

Frag mich: „Kürze meinen folgenden E-Mail-Entwurf um die Hälfte, ohne wichtige Informationen zu verlieren. Entferne alle Füllwörter und Floskeln.“

Häufige Fehler, die ich bei anderen sehe (und die du vermeidest)

Fehler	So machst du es besser
Ich erfinde Details (weil du zu wenig sagst)	Sag mir klar: „Erfinde nichts – nutze nur, was ich nenne“
Meine Sätze werden zu lang	Sag mir: „Kurze Hauptsätze. Maximal 15 Wörter pro Satz.“
Ich übertreibe mit Höflichkeitsfloskeln	Sag mir: „Vermeide ‚hiermit‘, ‚anbei‘, ‚wir würden uns freuen‘“
Keine klare Handlungsaufforderung	Sag mir: „Ende mit einer konkreten Bitte: ‚Bitte antworte bis…‘“
Betreff vergessen	Sag mir: „Schlag drei Betreffzeilen vor.“

Dein persönlicher Workflow (einfach und schnell)

Kläre dein Ziel (Was soll der Empfänger tun/fühlen/wissen?)
Sammle Fakten (Namen, Daten, Zahlen, Anhänge)
Frag mich (benutze den Baukasten von oben)
Ich liefere (du bekommst einen sauberen Entwurf)
Du prüfst & passt an (Checkliste benutzen)
Sag mir „Etwas freundlicher“ oder „Kürzer“ – ich passe sofort an
Füge deine persönliche Note ein (ein Satz, den nur du schreiben kannst)
Betreff und Anhänge checken
Abschicken – und nicht ewig an jedem Komma feilen 😄

Fertige Prompt-Vorlagen zum direkten Kopieren (nur noch ausfüllen)

Für eine Terminbestätigung:

Schreib eine kurze, freundliche Bestätigungs-E-Mail an Herrn Meier. Termin: 10. Dezember, 14.00 Uhr, Besprechungsraum B. Bitte um kurze Rückbestätigung. Ton: professionell, aber nicht steif. Betreff: „Termin bestätigt – 10.12.“

Für eine Absage an einen Bewerber (freundlich):

E-Mail an Bewerberin Frau Schulz. Wir haben uns gegen sie entschieden. Formuliere wertschätzend, nenne den Grund sachlich (anderer Kandidat mit spezifischer Zusatzqualifikation). Wünsche ihr viel Erfolg. Kein Standard-Floskelsatz. Länge: 4 Sätze.

Für eine Bitte um Unterlagen (intern):

An die Buchhaltung, Frau Lange. Bitte sende mir bis Mittwoch die Umsatzsteuervoranmeldung für November. Grund: Prüfung durch Steuerberater. Ton: höflich, dringlich, aber nicht fordernd. Betreff mit „Bitte um Zusendung“.

Und jetzt: Probier’s einfach aus!

Nimm eine E-Mail, die du diese Woche sowas von sowieso schreiben musst, und frag mich nach dem ersten Entwurf. Dann verbesserst du nur noch die persönlichen Nuancen. Du wirst sehen: Was früher 15 Minuten dauerte, schaffst du in 3 Minuten – bei besserem Ergebnis.

Verwandte Artikel: